1. Identidad del responsable
GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L., identificada con RUC N.° 20603915969, con domicilio fiscal en Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan, San Juan de Miraflores, Lima, Perú, opera comercialmente bajo la marca GELARUSOFT IT SERVICE y es responsable del tratamiento de los datos personales que obtiene y utiliza para las finalidades propias de e-Shop GELARUSOFT, en adelante, “e-Shop”.
Canales de contacto:
- Correo electrónico: atencion-cliente@gelarusoft.com.
- WhatsApp corporativo: +51 986 367 000.
- Sitio corporativo: gelarusoft.com.
2. Objeto y alcance
Esta Política explica cómo GELARUSOFT obtiene, utiliza, almacena, comunica y protege los datos personales relacionados con el acceso y utilización de e-Shop, incluyendo la creación y administración de cuentas, consultas, compras, pagos, facturación, entregas, atención al cliente, garantías, devoluciones, reembolsos, reclamos y demás interacciones vinculadas con una operación de comercio electrónico.
La presente Política regula exclusivamente el tratamiento de datos personales.
No modifica ni amplía por sí misma el alcance funcional, comercial o contractual de e-Shop ni de los productos o servicios ofrecidos por GELARUSOFT. Las características del producto, modalidades de entrega, garantías, prestaciones y demás condiciones de la compra se rigen por los Términos y Condiciones, las políticas específicas y las condiciones efectivamente ofrecidas al comprador.
Las obligaciones legales imperativas y los compromisos expresamente asumidos por GELARUSOFT se mantienen en sus propios términos.
3. Marco de protección de datos personales
GELARUSOFT trata los datos personales conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS y las demás disposiciones aplicables emitidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
El tratamiento se realiza atendiendo, entre otros, a los principios de finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad y transparencia.
La publicación de esta Política cumple una finalidad informativa. Cuando un tratamiento requiera consentimiento, la existencia o lectura de esta Política no sustituye la obtención del consentimiento correspondiente.
4. Personas cuyos datos pueden ser tratados
En el marco de e-Shop, GELARUSOFT puede tratar datos personales de:
- Visitantes de la tienda.
- Usuarios registrados.
- Compradores.
- Destinatarios de pedidos.
- Personas autorizadas para recibir productos.
- Personas que realizan consultas o solicitudes de atención.
- Personas que gestionan garantías o incidencias postventa.
- Consumidores que presentan reclamos o quejas.
- Representantes de una persona cuando corresponda.
- Personas que utilizan los canales de atención o el asistente disponible en e-Shop.
5. Datos personales que podemos tratar
Dependiendo de la funcionalidad utilizada y de la operación realizada, GELARUSOFT puede tratar las siguientes categorías de información.
5.1 Datos de identificación y contacto
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento cuando corresponda.
- Correo electrónico.
- Teléfono o número de celular.
- Información de contacto necesaria para la atención o entrega.
5.2 Datos de cuenta y autenticación
- Datos de registro.
- Identificador de usuario.
- Información necesaria para autenticación y seguridad.
- Preferencias vinculadas a la cuenta.
- Historial de direcciones cuando la funcionalidad se encuentre habilitada.
- Información necesaria para mantener la sesión y proteger el acceso.
5.3 Datos de facturación
- Nombres o razón social.
- DNI, RUC u otro dato exigido para la emisión del comprobante.
- Dirección fiscal cuando corresponda.
- Correo electrónico.
- Demás información necesaria para cumplir las obligaciones tributarias aplicables.
5.4 Datos de compra y pedidos
- Productos seleccionados.
- Cantidades.
- Precios.
- Descuentos o promociones aplicadas.
- Monto total.
- Fecha y número de pedido.
- Estado del pedido.
- Información relacionada con cancelaciones, incidencias o atención postventa.
5.5 Datos para entrega
- Nombre del destinatario.
- Dirección de entrega.
- Distrito, provincia o ubicación correspondiente.
- Teléfono de contacto.
- Referencias necesarias para localizar el destino.
- Datos de una persona autorizada para recibir el pedido cuando corresponda.
5.6 Información relacionada con pagos
Para gestionar una operación pueden tratarse datos como:
- Medio de pago seleccionado.
- Importe.
- Fecha de la transacción.
- Identificadores de operación.
- Estado de autorización, aprobación, rechazo, reversa o conciliación.
- Información necesaria para gestionar incidencias, reembolsos o contracargos.
Cuando el pago sea procesado mediante una pasarela, banco, emisor, adquirente u otro participante del sistema de pagos, determinados datos podrán ser proporcionados directamente a dicho proveedor.
GELARUSOFT tratará únicamente la información a la que tenga acceso legítimo y que resulte necesaria para gestionar la operación.
5.7 Garantías y postventa
Cuando el comprador comunique una incidencia pueden tratarse, según resulte necesario:
- Número de pedido.
- Producto involucrado.
- Número de serie cuando corresponda.
- Descripción de la falla o incidencia.
- Fotografías, videos u otras evidencias proporcionadas por el comprador.
- Accesorios entregados para evaluación.
- Resultado de evaluaciones técnicas.
- Comunicaciones relacionadas con la atención del caso.
5.8 Cambios, devoluciones y reembolsos
Cuando resulte aplicable, GELARUSOFT puede tratar la información necesaria para:
- Evaluar la solicitud.
- Identificar la operación.
- Comprobar el estado del producto.
- Coordinar su recojo o devolución.
- Validar el medio de pago.
- Conciliar la transacción.
- Ejecutar o hacer seguimiento al reembolso.
5.9 Atención al cliente y reclamaciones
Pueden tratarse:
- Contenido de consultas.
- Solicitudes.
- Comunicaciones.
- Reclamos o quejas.
- Documentación aportada por el consumidor.
- Información necesaria para identificar y resolver el caso.
5.10 Información técnica y de seguridad
e-Shop puede generar o tratar datos técnicos razonablemente necesarios para su operación y seguridad, como:
- Dirección IP.
- Información de sesión.
- Eventos técnicos.
- Registros de acceso.
- Información utilizada para prevenir abuso, fraude o accesos no autorizados.
5.11 Evidencias de aceptación
Cuando el flujo correspondiente lo registre, GELARUSOFT puede conservar:
- Versión de los Términos y Condiciones o de la Política aceptada.
- Fecha y hora de aceptación.
- Pedido relacionado.
- Identificadores técnicos necesarios para mantener trazabilidad de dicha aceptación.
6. Cómo obtenemos los datos
La información puede obtenerse principalmente:
- Directamente del titular mediante registro, cuenta, checkout, formularios, comunicaciones o solicitudes.
- De la persona que realiza una compra y proporciona datos de un destinatario.
- De proveedores que participan en el pago, entrega o postventa, en la medida necesaria para gestionar la operación.
- De servicios técnicos utilizados para operar y proteger e-Shop.
- De representantes debidamente autorizados cuando corresponda.
Cuando los datos no sean obtenidos directamente del titular, GELARUSOFT los tratará únicamente para la finalidad que justificó su recepción y conforme al marco aplicable.
7. Finalidades del tratamiento
7.1 Gestionar cuentas
Crear y administrar la cuenta del usuario, autenticar accesos y permitir el uso de las funcionalidades disponibles.
7.2 Procesar compras
Registrar el carrito, generar pedidos, confirmar información, verificar disponibilidad y gestionar la operación comercial.
7.3 Gestionar pagos
Procesar y verificar operaciones de pago, efectuar conciliaciones, atender incidencias y aplicar controles razonables frente a fraude, duplicidades, reversas o contracargos.
7.4 Emitir comprobantes
Cumplir las obligaciones correspondientes a la emisión, entrega y conservación de comprobantes y documentación tributaria.
7.5 Gestionar envíos
Preparar, coordinar y efectuar entregas, incluyendo la comunicación de los datos estrictamente necesarios a distribuidores u operadores logísticos que participen en el despacho.
7.6 Atender postventa y garantías
Gestionar consultas, fallas, errores de entrega, evaluaciones técnicas, garantías y demás incidencias posteriores a la compra.
7.7 Gestionar devoluciones y reembolsos
Evaluar y ejecutar, cuando corresponda, procesos relacionados con devolución de productos o restitución de importes.
7.8 Brindar atención al cliente
Responder consultas, solicitudes y comunicaciones relacionadas con e-Shop o con una operación realizada.
7.9 Atender reclamos y quejas
Registrar, analizar, responder y conservar la evidencia relacionada con reclamaciones presentadas por consumidores.
7.10 Seguridad y prevención de fraude
Proteger cuentas, pedidos, pagos y sistemas frente a operaciones irregulares, accesos no autorizados, abuso, automatizaciones maliciosas u otros riesgos razonablemente identificados.
7.11 Cumplimiento legal
Atender obligaciones tributarias, de protección al consumidor, protección de datos personales y requerimientos válidamente emitidos por autoridades competentes.
8. Datos necesarios y datos opcionales
e-Shop solicitará la información que resulte necesaria para cada finalidad.
La falta de determinada información puede impedir, según el caso:
- Crear una cuenta.
- Procesar una compra.
- Emitir un comprobante.
- Efectuar una entrega.
- Validar una transacción.
- Atender una garantía, devolución o reclamo.
Los datos opcionales podrán omitirse cuando no sean necesarios para la finalidad principal.
GELARUSOFT procurará no solicitar información que resulte desproporcionada o innecesaria para la operación correspondiente.
9. Base habilitante del tratamiento
GELARUSOFT determina la base aplicable a cada tratamiento según la finalidad y la relación existente con la persona.
Según corresponda, el tratamiento puede realizarse para:
- Atender una solicitud iniciada por el titular.
- Ejecutar medidas vinculadas con una compra.
- Gestionar la relación comercial.
- Cumplir obligaciones legales.
- Atender responsabilidades derivadas de una operación.
- Sobre la base del consentimiento cuando este resulte necesario.
Cuando deba obtenerse consentimiento, GELARUSOFT utilizará mecanismos que permitan acreditar razonablemente la información presentada al titular y la manifestación de su voluntad.
10. Comunicaciones comerciales
Los datos proporcionados para crear una cuenta, realizar una compra, solicitar soporte, gestionar una entrega o presentar un reclamo no constituyen por sí mismos una autorización general para publicidad o marketing.
Cuando GELARUSOFT realice comunicaciones comerciales que requieran consentimiento, este deberá obtenerse de manera diferenciada.
La persona podrá rechazar o revocar las comunicaciones comerciales cuando corresponda, sin que ello afecte una compra o relación cuya ejecución tenga una base independiente.
Las comunicaciones indispensables para informar sobre un pedido, pago, entrega, garantía, incidencia o solicitud de atención no se consideran por sí mismas comunicaciones publicitarias.
11. Destinatarios y terceros que pueden intervenir
Para gestionar las finalidades descritas, determinados datos pueden ser comunicados o quedar accesibles a terceros que intervienen en la operación.
Según corresponda, pueden participar:
- Proveedores de infraestructura y alojamiento.
- Proveedores de seguridad y protección frente a abuso.
- Servicios de correo y comunicaciones.
- Pasarelas y participantes del sistema de pagos.
- Bancos o entidades financieras.
- Fabricantes, importadores o distribuidores vinculados con el abastecimiento o despacho.
- Operadores logísticos, couriers o empresas de encomiendas.
- Servicios técnicos autorizados.
- Proveedores tecnológicos de inteligencia artificial, cuando se utilice dicha funcionalidad.
- Proveedores de analítica, únicamente cuando la herramienta se encuentre habilitada conforme a las reglas aplicables.
- Autoridades públicas cuando exista una obligación o requerimiento válido.
Los proveedores reciben únicamente la información necesaria para la finalidad en la que participan.
La intervención de un distribuidor u operador logístico en el tratamiento de determinados datos no lo convierte en vendedor frente al comprador dentro de e-Shop.
12. Proveedores tecnológicos y transferencias internacionales
Dentro del entorno corporativo de GELARUSOFT pueden intervenir, cuando la funcionalidad correspondiente se encuentre habilitada, proveedores tecnológicos como Cloudflare, OpenAI, Resend y Google Analytics.
Determinados servicios pueden implicar procesamiento o transferencias de datos fuera del Perú.
Cuando corresponda, GELARUSOFT aplicará las condiciones y garantías exigibles por la normativa peruana y mantendrá actualizada la información relacionada con proveedores, finalidades y transferencias.
Los proveedores exclusivos de e-Shop se identificarán en la documentación aplicable cuando su participación resulte material para el tratamiento.
13. Pagos y entidades financieras
La prestación de servicios de pago puede requerir la intervención de terceros especializados.
La autorización, rechazo, liquidación, procesamiento o devolución de una transacción puede depender de una pasarela de pagos, banco, emisor, adquirente u otro participante financiero.
GELARUSOFT trata la información relacionada con el pago que resulta necesaria para identificar y gestionar la compra, realizar conciliaciones, atender incidencias o ejecutar las acciones que correspondan.
La información que sea ingresada directamente en interfaces o servicios administrados por un proveedor de pagos se encuentra también sujeta a las condiciones y políticas aplicables a dicho proveedor.
14. Despachos, operadores logísticos y distribuidores
Para realizar una entrega puede ser necesario proporcionar al distribuidor u operador logístico información como:
- Nombre del destinatario.
- Dirección.
- Teléfono.
- Referencia de ubicación.
- Información indispensable para identificar el pedido.
Cuando un fabricante, importador o distribuidor efectúe el despacho directamente hacia el comprador por coordinación de GELARUSOFT, recibirá únicamente los datos necesarios para ejecutar dicha entrega.
En los casos en los que GELARUSOFT reciba primero el producto y posteriormente lo remita mediante un operador logístico, este último podrá recibir los datos indispensables para localizar al destinatario y entregar el pedido.
15. Garantías y servicios técnicos
Cuando una garantía requiera evaluación de un fabricante, distribuidor o servicio técnico autorizado, GELARUSOFT puede proporcionar la información razonablemente necesaria para:
- Identificar el producto y comprador.
- Acreditar la operación.
- Describir la incidencia.
- Coordinar la evaluación.
- Comunicar el resultado.
No se comunicarán datos ajenos a la finalidad de la atención cuando no sean necesarios para resolver el caso.
16. Cookies y tecnologías similares
e-Shop puede utilizar cookies, almacenamiento local u otras tecnologías necesarias para:
- Mantener sesiones.
- Conservar funcionalidades esenciales.
- Recordar determinadas preferencias.
- Proteger la tienda frente a usos abusivos.
- Asegurar el funcionamiento del carrito o procesos relacionados con la compra.
Cuando se utilicen tecnologías no estrictamente necesarias para analítica, medición o seguimiento, GELARUSOFT aplicará mecanismos de información y, cuando corresponda, consentimiento.
Las herramientas no necesarias no deberán activarse antes de que el usuario haya expresado la preferencia correspondiente cuando la normativa así lo exija.
17. Asistente de inteligencia artificial
Cuando e-Shop ponga a disposición un asistente de inteligencia artificial, las consultas realizadas por el usuario pueden ser procesadas mediante infraestructura propia y proveedores tecnológicos utilizados para generar o recuperar información relevante.
La finalidad del asistente es facilitar consultas y brindar apoyo informativo respecto de productos, servicios o funcionalidades.
El asistente no está destinado, en su configuración actual, a adoptar autónomamente decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a una persona.
El usuario no debe proporcionar contraseñas, claves de acceso, datos financieros completos ni información confidencial que no resulte necesaria para su consulta.
18. Conservación de los datos
GELARUSOFT conservará los datos únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, posteriormente, cuando resulte necesario para atender obligaciones legales, contractuales o eventuales responsabilidades.
Como reglas aplicables al entorno e-Shop:
- Los datos operativos de cuentas se conservarán durante su vigencia y hasta noventa (90) días posteriores al cierre, salvo información vinculada a operaciones que deba conservarse por otro fundamento.
- Los registros ordinarios de atención y soporte podrán conservarse hasta veinticuatro (24) meses desde el cierre del caso.
- Las conversaciones de asistentes públicos y logs técnicos ordinarios tienen un plazo corporativo objetivo de hasta noventa (90) días.
- La documentación tributaria y los comprobantes se conservarán durante el plazo legal aplicable, considerando como regla corporativa cinco (5) años o el periodo de prescripción tributaria que resulte mayor.
- Los registros del Libro de Reclamaciones se conservarán durante el plazo legal correspondiente, actualmente no menor de dos (2) años.
- Las evidencias de aceptación, pedidos, garantías, devoluciones, reembolsos y otras operaciones se conservarán durante el tiempo necesario para acreditar la relación, cumplir obligaciones y atender eventuales responsabilidades.
Cuando un dato deje de ser necesario y no exista fundamento válido para conservarlo, GELARUSOFT procederá a su eliminación, anonimización o bloqueo según corresponda.
19. Bancos de datos personales
Los tratamientos propios de e-Shop se integrarán en los bancos de datos personales de GELARUSOFT que correspondan según su finalidad.
Dentro del esquema corporativo actualmente identificado se consideran:
- Clientes y Usuarios.
- Prospectos y Contactos Comerciales.
- Quejas y Reclamos.
Una interacción técnica, conversación o evento generado por e-Shop no constituye necesariamente un banco independiente; se incorpora al tratamiento correspondiente según su finalidad.
20. Seguridad de la información
GELARUSOFT adopta medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, alteración, pérdida, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento indebido.
Las medidas aplicables pueden comprender controles de acceso, gestión de credenciales y permisos, mecanismos de seguridad para aplicaciones e infraestructura, controles frente a automatizaciones maliciosas, registros técnicos y otras salvaguardas apropiadas al riesgo.
En caso de un incidente relacionado con datos personales, GELARUSOFT realizará la evaluación correspondiente y adoptará las medidas de contención, mitigación, documentación y comunicación exigibles.
Esta Política no atribuye a GELARUSOFT certificaciones, mecanismos específicos de cifrado, frecuencias de respaldo, niveles de disponibilidad, tiempos de recuperación u otras garantías técnicas que no hayan sido expresamente verificadas y asumidas.
21. Derechos de los titulares
El titular puede ejercer los derechos de información, acceso, rectificación, cancelación, oposición y los demás reconocidos por la normativa peruana.
Las solicitudes deberán dirigirse a atencion-cliente@gelarusoft.com y deberán incluir la información razonablemente necesaria para:
- Identificar al titular.
- Acreditar representación cuando corresponda.
- Precisar el derecho o solicitud.
- Identificar los datos o tratamiento relacionado.
- Acompañar la documentación necesaria cuando sea requerida.
El ejercicio de estos derechos es gratuito.
Actualmente, los plazos máximos generales son:
- Información: ocho (8) días hábiles.
- Acceso: veinte (20) días hábiles.
- Rectificación: diez (10) días hábiles.
- Cancelación: diez (10) días hábiles.
- Oposición: diez (10) días hábiles.
Estos plazos se computan conforme a la normativa aplicable y se encuentran sujetos a los mecanismos de subsanación, ampliación o condiciones legalmente permitidas.
Si una solicitud fuese denegada total o parcialmente, GELARUSOFT comunicará las razones correspondientes y los mecanismos legales disponibles para solicitar tutela ante la autoridad competente.
22. Libro de Reclamaciones
Los datos proporcionados mediante el Libro de Reclamaciones de e-Shop serán tratados para:
- Registrar el reclamo o queja.
- Identificar al consumidor cuando corresponda.
- Evaluar el caso.
- Comunicarse con el reclamante.
- Emitir la respuesta.
- Mantener la evidencia exigible.
El procedimiento del Libro de Reclamaciones es independiente del procedimiento para el ejercicio de derechos sobre datos personales.
Si un reclamo incorpora además una solicitud relativa a privacidad, GELARUSOFT podrá derivar internamente dicho componente al procedimiento correspondiente.
23. Cambios en esta Política
GELARUSOFT puede actualizar esta Política cuando existan cambios:
- Normativos.
- Operativos.
- Tecnológicos.
- En los proveedores utilizados.
- En los tratamientos realizados a través de e-Shop.
Cada versión publicada deberá identificar, como mínimo, su versión y fecha de vigencia.
Cuando una modificación resulte relevante para el tratamiento de datos, GELARUSOFT adoptará mecanismos razonables para mantener accesible la versión vigente.
24. Contacto
Para consultas relacionadas con esta Política o con el tratamiento de datos personales:
GELARU SOFT & IT SERVICE E.I.R.L.
RUC N.° 20603915969
Jr. Enrique Oppenheimer N.° 873, Urb. San Juan
San Juan de Miraflores, Lima, Perú
Correo electrónico: atencion-cliente@gelarusoft.com
El correo indicado constituye el canal formal previsto para solicitudes relacionadas con el ejercicio de derechos sobre datos personales.
El WhatsApp corporativo +51 986 367 000 puede utilizarse para consultas y atención directa sobre productos y servicios, pero las solicitudes formales relacionadas con derechos de protección de datos deberán seguir el procedimiento establecido en esta Política.